Adressbezogene Dokumentenverwaltung

In der adressbezogenen Dokumentenverwaltung können Sie zu jeder Adresse Texte, Zeichnungen oder Kalkulationen der gängigsten Textverarbeitungs- und Grafikprogramme ablegen. Auf einen Klick wird das entsprechende Programm samt den Daten gestartet. Die Einteilung in Ordner und die gemeinsame Nutzung von Vorlagedokumenten erlauben eine erstklassige Organisation. Die Dokumente können auch gebraucht werden, ohne mit einer Adresse verbunden zu sein. Veraltete Dokumente können mit Hilfe der Archivierungsfunktion auf einen externen Datenträger oder in eine Zip-Datei ausgelagert werden. In beiden Fällen haben Sie immer noch (schreibgeschützten) Zugriff auf die Dokumente.

Integration

Dokumente werden automatisch bei Adressen und ev. Projekten abgelegt.
Nahtlose Integration in Microsoft Office-Programme.
Individuelle Vorlagenverwaltung (Vorlagen für einzelne Personen, für Gruppen, für Alle).
DDE-Felder in Word-Makros um Adressen, Briefanreden und andere Felder automatisch zu aktualisieren.
Einfache Schritt-für-Schritt-Assistenten für Einzel- und Serienbriefe, sowie Serienmails.
Suchfunktion auf alle Felder des Dokumenteneintrags.
Passwortschutz (Personen oder Gruppen) auf jedes einzelne Dokument.
Automatische Vergabe von Pfad- und Dateinamen.

Auch E-Mails sind Dokumente

E-Mails, welche direkt auch Visual-Adress versendet werden sind auch im Dokumentenverwaltungssystem ersichtlich. Werden Mails direkt mit Outlook empfangen bzw. gesendet, werden diese automatisch synchroniert und als Dokumente abgelegt. Da die Emails auch in Visual-Adress gespeichert werden, können sie zur Entlastung von Outlook dort gelöscht werden, was zu einer markanten Geschwindigkeitsverbesserung führt.

Archivierung

Dokumente und E-Mails können einzel, oder je Ordner archiviert werden.
Nach Eingabe eines Datums werden alle älteren Dokumente archiviert.
Archivierung in Zip-Datei, auf CD, oder komplett gelöscht.